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Caractéristiques étonnantes

Simplifier la vie des chefs de projet, des membres de l'équipe, des chefs d'entreprise et des RH

Feuille de temps

Toutes les caractéristiques

Toutes les fonctions peuvent être activées ou désactivées en fonction des besoins de votre organisation. Chaque site, chaque service et chaque employé peut disposer d'un ensemble de fonctionnalités différent.

Fonctionnalités mobiles

  • Les employés peuvent enregistrer leurs heures et envoyer leurs feuilles de temps pour approbation.
  • Les employés peuvent suivre leur temps en utilisant des chronomètres. Les minuteurs peuvent être démarrés, arrêtés et mis en pause. Plusieurs minuteries peuvent fonctionner en même temps.
  • Les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail en fonction des clients, des projets, des tâches, des activités et des postes.
  • Les employés peuvent marquer le temps comme étant facturable.
  • Les employés peuvent télécharger des documents et prendre des photos tout en enregistrant leurs heures de travail.
  • Les gestionnaires peuvent modifier et approuver les feuilles de temps
  • Les employés et les responsables peuvent consulter les calendriers

Prise en charge de plusieurs emplacements et pays

  • Support multilingue - MyWebTimeSheets est disponible en plusieurs langues.
  • Date de début de semaine spécifique au lieu (vendredi, samedi, dimanche, lundi...)
  • Le format de la date, de la devise et des nombres peut être différent d'un endroit à l'autre.
  • Chaque site de votre organisation peut avoir ses propres jours fériés.
  • Les règles relatives aux feuilles de temps peuvent être définies en fonction des réglementations locales.
  • Chaque site peut avoir un modèle de feuille de temps différent et une fréquence différente à laquelle les employés soumettent leurs feuilles de temps.
  • Des modèles d'e-mails personnalisés peuvent être créés pour envoyer des notifications et des alertes dans différentes langues.

Niveau entreprise

  • SAML - Single Sign-on. Les employés l'apprécieront, car ils n'auront plus à se souvenir des mots de passe pour chaque application qu'ils utilisent. Les administrateurs l'apprécient car il améliore la sécurité
  • SCIM - Synchronisation des utilisateurs avec Active Directory. Implémenté en utilisant Onelogin et Okta (Bientôt Azure AD et Centrify)
  • Prise en charge multilingue
  • Le logo de votre entreprise sur la page de connexion et dans l'en-tête de l'application.
  • Modèles d'e-mails personnalisés pour l'envoi d'alertes et de notifications.
  • Les rapports peuvent être générés automatiquement et envoyés par courrier électronique aux responsables selon un calendrier prédéfini.

Gestion de projet

  • Nombre illimité de projets, de tâches et de clients
  • Délégation des tâches
  • Vue d'équipe
  • Ajouter et réaffecter des membres de l'équipe
  • Voir les calendriers des équipes
  • Intégré au SIRH et à la gestion des congés

Calcul des coûts et rentabilité des projets

  • Obtenir des informations sur l'état d'avancement du projet
  • Optimiser la facturation des clients
  • Améliorer le calcul des coûts des projets
  • Augmenter la planification des capacités

Libre-service pour les employés

  • Visualiser le temps passé sur les projets, les tâches et les activités
  • Interface rapide et facile pour la saisie des feuilles de temps
  • Visualiser les feuilles de temps en attente et les approuver en ligne
  • Informations en temps réel sur les heures et les soldes de congés
  • Demande de congé en ligne, approbation et notifications par courriel

Différentes manières d'enregistrer le temps

  • Le temps peut être enregistré à l'aide de minuteries.
  • Les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail sur une base hebdomadaire.
  • Vous pouvez enregistrer les heures dans la vue journalière. Les salariés doivent utiliser la vue journalière pour enregistrer les heures de début et de fin du travail.
  • Une vue intuitive du calendrier est également disponible pour que les employés puissent enregistrer leur temps.
  • Les employés peuvent joindre des notes à chaque entrée de temps.
  • Les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail en fonction de différentes combinaisons de clients, de projets, de tâches et de fonctions.

Intégrations

  • En utilisant notre API, vous pouvez extraire et ajouter des données à MyWebTimeSheets
  • Exportations compatibles avec les fournisseurs de services de paie tels que ADP, XERO, Quick Books, etc.
  • Automatisez votre flux de travail et connectez vos applications en utilisant Zapier. En utilisant Zapier, vous pouvez intégrer MyWebTimesheets avec plus de 1000 autres applications.
  • Recevez vos alertes, rappels et notifications dans Slack et Hip Chat.
  • Les documents peuvent être stockés et récupérés sur Google Drive et Drop Box.
  • Exportations Excel dans le format dont vous avez besoin.

Calendriers

  • Consulter le calendrier mensuel de chaque employé
  • Les calendriers peuvent être liés à Google Calendar et à Microsoft Outlook.
  • Les calendriers d'équipe vous permettent d'avoir un aperçu de la position du personnel en temps réel.
  • Vous pouvez consulter le calendrier d'un employé pour toute l'année.
  • Les anniversaires de travail et les anniversaires sont affichés dans les calendriers.

Approbation des feuilles de temps

  • Flux de travail d'approbation automatique pour les feuilles de temps
  • Up to 3 approvers in a leave approval path
  • Chaque approbateur dans le chemin d'approbation peut également avoir des caractères génériques comme le chef de projet, le responsable client, le superviseur des employés, le responsable de département ou le responsable des ressources humaines....
  • Les contacts clients peuvent se connecter et approuver les feuilles de temps.
  • Un chemin d'approbation peut être défini pour l'entreprise, le site, le département ou même pour un employé individuel.
  • Escalades : L'approbation des feuilles de temps peut être transmise à un autre gestionnaire si elle n'est pas approuvée dans un délai déterminé.
  • Délégation : Définir des utilisateurs de remplacement pour le responsable de l'approbation. L'approbation sera donnée au gestionnaire de réserve lorsque le gestionnaire approbateur est en congé ou en vacances.
  • Les responsables RH et les super managers peuvent approuver ou rejeter n'importe quelle feuille de temps.
  • Pour s'assurer que les feuilles de temps sont approuvées en temps voulu, des rappels seront envoyés automatiquement aux approbateurs.
  • En cliquant sur les liens contenus dans l'e-mail, les feuilles de temps peuvent être approuvées.
  • Des observateurs peuvent être définis afin que les utilisateurs qui ne sont pas impliqués dans le processus d'approbation puissent quand même être notifiés.

Calcul des heures supplémentaires et comptabilisation du temps de travail

  • Il est possible de configurer des règles d'heures supplémentaires journalières et hebdomadaires.
  • Les règles relatives aux heures supplémentaires en Californie peuvent être configurées.
  • Vous pouvez configurer les règles relatives aux heures supplémentaires en fonction des différentes réglementations nationales.
  • Les heures supplémentaires enregistrées sur une feuille de temps peuvent être mises en réserve. Ces heures accumulées peuvent être déplacées vers les heures de congé, utilisées dans la feuille de temps suivante ou payées.

Postes et horaires

  • Pour les entreprises qui travaillent en équipes multiples, des équipes peuvent être créées
  • Il est possible de créer des modèles de travail pour chaque employé
  • Cela permettra de calculer avec précision la durée des congés demandés par les salariés qui travaillent par roulement.

Rapports

  • Les rapports de gestion peuvent être téléchargés aux formats Excel et PDF.
  • Les rapports peuvent être programmés pour être exécutés à intervalles réguliers et envoyés par courrier électronique aux responsables.
  • Les rapports comportant des filtres peuvent être enregistrés en tant que vues intelligentes. Grâce aux vues intelligentes, vous pouvez exécuter les rapports enregistrés sans avoir à définir les filtres à chaque fois
  • Parmi les rapports, citons les soldes de congés actuels, les congés pris, les demandes de congés, les demandes d'heures supplémentaires, les ajustements manuels effectués, tous filtrables par employé, lieu, département, titre de poste et type d'employé.
  • Chaque rapport comporte de nombreux filtres

Tous les salariés ne sont pas les mêmes

  • Fixez des périodes de vacances différentes pour chaque site de vos bureaux internationaux. Sydney peut avoir une série de jours fériés, Shanghai une autre et San Francisco une autre encore.
  • Chaque employé peut avoir ses propres vacances
  • Les congés hebdomadaires et les heures de travail normales peuvent être définis au niveau du lieu, du département, du poste et même de l'employé.
  • Lorsque des jours fériés sont ajoutés ou modifiés, la durée de toutes les demandes de congé déjà appliquées sera recalculée. Cela sera très utile pour les jours fériés qui sont déclarés en fonction de l'observation de la lune.

Rappels et alertes

  • Envoi de rappels de congés aux responsables lorsque les employés partent en congé
  • Vous pouvez programmer des rappels pour les anniversaires à venir et les anniversaires de travail.
  • Rappels pour les employés et les managers lorsque les congés annuels reportés vont expirer. (Si la politique de votre entreprise prévoit une date d'expiration pour les congés reportés)
  • Alerter les responsables lorsque les employés demandent un congé sans solde. (Si la politique de votre entreprise autorise les employés à demander un congé sans solde)
  • Envoyer des informations aux services financiers et aux autres utilisateurs intéressés lorsqu'un congé est demandé et approuvé

Accès Rôles et autorisations pour les utilisateurs

  • Contrôle d'accès précis. Par exemple, vous pouvez autoriser l'employé Jean à consulter uniquement les feuilles de temps de l'employé Marc
  • Vous pouvez facilement contrôler qui peut enregistrer quelles informations et les modifier.
  • Améliorer la conformité en utilisant le contrôle d'accès basé sur les rôles : Chaque rôle d'application peut avoir un ensemble spécifique d'autorisations avec un champ d'application. Par exemple, vous pouvez autoriser un utilisateur à consulter uniquement les feuilles de temps des employés du service des ressources humaines de la ville de Londres.
  • Créez autant de rôles d'application que vous le souhaitez. Il n'y a aucune restriction.
  • Limiter les utilisateurs à se connecter à MyWebTimeSheets uniquement à partir d'un ensemble d'adresses IP ou d'une série d'adresses IP.
  • 2FA - L'authentification à deux facteurs est disponible

Sécurité

  • Nous utilisons des centres de données et des serveurs qui font l'objet d'un suivi et d'une surveillance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que de solides contrôles de sécurité physique.
  • Cryptage 256 bits SSL est utilisé pour crypter toutes les données lorsqu'elles transitent par notre application.
  • MyWebTimesheets est hébergé sur les serveurs d'AWS (leader du marché de l'hébergement en nuage).
  • Vos données sont répliquées, entre des centres de données situés à différents endroits, afin de s'assurer qu'elles sont toujours disponibles lorsque vous en avez besoin.
  • MyWebTimesheets utilise plusieurs couches de sécurité des données, ce qui lui permet de fonctionner 99,9% du temps afin que vous puissiez avoir accès à l'application 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.